Tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 01.01.2026

Rekisterinpitäjä

Nimi: Oral Hammaslääkärit Oy
Y-tunnus: 2863321-3
Posti- ja käyntiosoite: Linnoitustie 6 B, 02600 Espoo
Puhelin: 010 400 3010 (vaihde)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Erika Laukkanen
Sähköposti: erika.laukkanen@oral.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Nimi: Sanna Elomaa
Sähköposti: tietosuojavastaava@oral.fi

Rekisterin nimi

Oral Hammaslääkäreiden digitaalisen potilasviestintäpalvelun rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen (hoidon järjestäminen), Oral Hammaslääkäreiden oikeutettuun etuun (asiakassuhteeseen perustuva markkinointi) ja rekisteröidyn antamaan suostumukseen (sähköinen suoramarkkinointi).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:

• hoidon järjestäminen,
• asiakasviestintä, ja
• asiakassuhteen ylläpito.

Potilasviestintäpalvelun tarkoituksena on tukea potilaan suun terveyttä. Potilaalle lähetettävät viestit voivat sisältää esimerkiksi toimenpiteen jälkeisiä ohjeita tai omahoito-ohjeita. Viestien sisällöt perustuvat hammaslääketieteelliseen tietoon ja Käypä hoito -suosituksiin. Viestien yhteydessä voi olla selkeästi merkittyjä kaupallisia osioita (esimerkiksi suun terveyteen liittyvien tuotteiden mainoksia).

Rekisteröityjen ryhmät

Oral Hammaslääkäreiden täysi-ikäiset kuluttaja-asiakkaat.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakkaista:

• puhelinnumero, ja
• sähköpostiosoite.

Lisäksi palveluun tallentuu seuraavia tietoja:

• tiedot asiakkaalle lähetettyjen viestien sisällöistä ja lähetysajankohdista, ja
• asiakkaan hoidosta vastaavan hammaslääkärin tai suuhygienistin mahdollisesti laatima saateviesti.

Asiakas voi halutessaan vastata lyhyeen palautekyselyyn anonyymisti.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille.

Oral Hammaslääkärit käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia (Suomen Kotilääkäripalvelu Oy ja Edocare Oy) potilasviestintäpalvelun toteuttamista varten. Oral Hammaslääkärit on sitoutunut huolehtimaan siitä, että palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen potilasviestintäpalvelun tuottamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Potilasviestintäpalvelun yhteydessä on kuitenkin mahdollista, että viesti kulkee Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitsevien palvelimien kautta vastaanottajan käyttämästä sähköpostipalvelusta riippuen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmässä, jossa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Palvelussa käytetään salausta (TLS/HTTPS). Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään enintään kolmen kuukauden ajan viestiketjun voimassaolon (4–361 vuorokautta viestiketjusta riippuen) jälkeen, minkä jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti ja pysyvästi.

Verkkosivuston tietojen käsittely

Viesteissä olevat linkit ohjautuvat ulkopuolisten palveluntarjoajien (Suomen Kotilääkäripalvelu Oy ja Edocare Oy) ylläpitämille verkkosivuille, joilla esitetään suun terveyteen liittyvää sisältöä (kuten esimerkiksi tekstiä ja videoita). Verkkosivustolle käytettävistä evästeistä ilmoitetaan erillisellä evästeilmoituksella.

Verkkosivustolla voi olla kolmansien osapuolten sisältöä, kuten YouTube-videoita. Videoiden toistamisen yhteydessä käyttäjästä välittyy teknisiä tietoja (esimerkiksi IP-osoite sekä selaimen ja päätelaitteen tiedot) kolmansille osapuolille. Kolmannet osapuolet vastaavat em. tietojen käsittelystä erillisten tietosuojaselosteidensa mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Oikaisupyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista muun muassa, jos hän kiistää itseään koskevien tietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Oral varmistaa tietojen paikkansapitävyyden tai todentaa käsittelyn oikeutetun perusteen olemassa olon. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta ja/tai vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruminen tapahtuu toimimalla asiakkaalle lähetetyssä viestissä olevien ohjeiden mukaisesti taikka lähettämällä kirjallinen pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).